Políticas

1. OBJETIVO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto establecer las directrices para el tratamiento de los datos personales de los clientes, trabajadores, proveedores u otras partes interesadas de LA SOCIEDAD, garantizando el cumplimiento de las normas y principios que regulan la materia tanto en sus etapas: desde la recolección, almacenamiento, circulación, publicación y transferencia de datos personales.

 

2. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la sociedad GELP MX S.A.S. considerada como responsable del tratamiento de Datos Personales.

 

 

3. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales LA SOCIEDAD tiene una relación comercial.

Proveedores y/o Contratistas: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales LA SOCIEDAD tiene una relación comercial.

Empleados: Persona natural con la cual LA SOCIEDAD tiene una relación laboral.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Pueden ser ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.

Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, huellas digitales, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

Para efectos de esta Política de Protección de Datos Personales, se entenderá como Responsable del Tratamiento a LA SOCIEDAD.

Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

4. PRINCIPIOS

Para el Tratamiento de los Datos Personales, LA SOCIEDAD aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

• Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).

• Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.

• Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.

• Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• De acceso y circulación restringida: Los Datos Personales recopilados tiene carácter temporal, por tal, no tienen vocación de perpetuidad y no podrá su almacenamiento ser superior de acuerdo con el tiempo autorizado por el titular.

• Confidencialidad: Todos los trabajadores que trabajen en LA SOCIEDAD están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo.

 

5. POLÍTICA

La Sociedad GELP MX S.A.S. (en adelante la “Empresa” o la “Compañía”) identificada con NIT No. 901.629.510-4, domiciliada en Calle 116 No. 19 -66  Bogotá D.C. – Colombia, con correo electrónico infogelpmx@grupomx.co y con teléfono +57(1) 7563330, como responsable del tratamiento recolecta, trata, almacena y dispone de los datos personales que en ejercicio natural de sus actividades realiza de sus clientes, empleados, proveedores y terceros, bajo la presente política de tratamiento de datos personales, la cual tiene como finalidad dar a conocer los mecanismos y procedimientos para hacer efectivos los derechos, informar quien es el encargado al interior de La Empresa de darle tramite a las peticiones, quejas, reclamos y consultas, comunicando las finalidades y el tratamiento a los cuales se someterán los datos personales en el desarrollo de las actividades comerciales de La Empresa.

GELP MX S.A.S., además podrá tratar los datos de sus exempleados, visitantes, invitados y personas que soliciten información sobre los servicios que presta, de acuerdo con los términos consagrados en la presente política.

Nuestra Política aplica a toda recolección, almacenamiento, uso, transferencia, transmisión, y supresión de información que pueda asociarse o relacionarse a personas naturales determinadas o determinables que ocurra en el territorio de la República de Colombia, así como el tratamiento que realicen aquellos terceros con los que se acuerde realizar cualquier actividad relativa a, o relacionada con, el tratamiento de datos personales de los cuales GELP MX S.A.S. es responsable.

La Política se aplicará a los terceros con quienes La Empresa eventualmente suscriba contratos de transmisión, con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán, las finalidades a las cuales se deben someter y los estándares de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el tratamiento por cuenta de La Empresa.

Los datos personales recolectados se usarán para poder iniciar, adelantar y mantener la relación contractual, comercial, laboral, y/o para recibir publicidad sobre las cuales los titulares hayan autorizado su tratamiento, así como para atender las peticiones y solicitudes que sean presentadas por los titulares del dato personal. Igualmente, los datos personales serán tratados y/o cedidos cuando un deber legal así lo imponga y para dar cumplimiento a una autoridad competente cuando está formalmente lo requiera.

 

I. DATOS DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN

El Responsable del tratamiento de sus datos personales será la persona jurídica cuya información se establece a continuación:

Razón social	GELP MX S.A.S.
Domicilio	Bogotá D.C. – Colombia
Dirección	Calle 116 No. 19 -66
Correo electrónico	infogelpmx@grupomx.co
Teléfono	+57(1) 7563330

 

II. Principios

En todo tratamiento realizado por GELP MX S.A.S., se dará cumplimiento a los principios establecidos en la ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los titulares. Estos principios son:

 

Principio	Descripción
Acceso restringido	La Empresa no podrá hacer disponibles datos personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados o que la información sea pública.
Circulación restringida	Los datos personales solo pueden ser tratados por aquel personal de La Empresa que cuente con autorización para ello de acuerdo con lo establecido por ésta, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse datos personales a terceros, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, sin la autorización o sin la suscripción de un contrato, en caso de que haya transmisión.
Confidencialidad	Frente al tratamiento, las personas que intervengan en el mismo deberán mantener la reserva de la información, incluso después de que se haya terminado el vínculo que dio origen al tratamiento.
Consentimiento	La autorización para el tratamiento, según lo establecido por el Decreto 1377 de 2013, podrá ser (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
Datos Sensibles y diligencia	Los datos sensibles que se recolecten en el desarrollo de las actividades de La Empresa serán tratados preservando su integridad, acceso restringido y seguridad.
Finalidad	Toda actividad de tratamiento debe obedecer a las finalidades legítimas mencionadas en esta política y ser informadas al titular al momento de obtener su autorización.
Integridad	El dato personal sometido a tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, La Empresa deberá abstenerse de tratarlos y solicitar al titular la completitud o corrección de la información. La Empresa velará por mantener la integridad de los datos personales que estén contenidos en sus bases de datos y la veracidad de estos.
Seguridad	La Empresa debe siempre realizar el tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas de seguridad, necesarias y acordes a sus capacidades para mantener la confidencialidad y seguridad de los datos personales. Lo anterior con el fin de evitar que éstos sean adulterados, modificados, consultados, usados, accedidos, eliminados o conocidos por terceros no autorizados. La Empresa ajustará el tratamiento a los estándares de seguridad que reglamenten en un futuro las autoridades competentes, siempre y cuando sus capacidades lo permitan.
Separabilidad de las Bases de Datos	La Empresa mantendrá de manera separada las bases de datos en las que tenga la calidad de encargado, de aquellas en las que tenga la condición de responsable.
Temporalidad	La Empresa no usará los datos personales más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al respectivo titular y llevará a cabo medidas tendientes a garantizar la supresión del dato personal cuando éste deje de cumplir la finalidad para la cual fue recolectado.
Transparencia	Cuando el titular lo solicite, La Empresa deberá entregarle la información acerca de la existencia de datos personales que le conciernan o sobre aquellos que esté legitimado para solicitar. La respuesta a la solicitud deberá otorgarse por el mismo medio o, al menos, por un medio similar al que utilizó el titular para solicitar información y dentro de los términos establecidos por la ley y la presente política.
Tratamiento posterior	Todo dato personal que no sea dato público debe tratarse por los responsables y encargados como confidencial y bajo los parámetros de seguridad que fije la Superintendencia de Industria y Comercio. A la terminación de dicho vínculo, tales datos personales deben continuar siendo tratados de conformidad con la política, el manual y la ley.

 

III. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

Todo tratamiento debe estar precedido por la obtención de la autorización, por lo cual el titular autoriza de manera voluntaria, previa, expresa e informada a GELP MX S.A.S., para tratar la información personal y/o datos biométricos de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y la presente política de tratamiento de datos personales. Esta información será utilizada en el desarrollo de las actividades y funciones propias de La Empresa.

GELP MX S.A.S., en el desarrollo de sus actividades mercantiles, recolectará, utilizará, administrará, almacenará, transmitirá, transferirá y realizará diversas operaciones con los datos personales. De acuerdo con lo anterior, los datos personales tratados por La Empresa deberán someterse únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean aceptadas por los titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

Asimismo, los encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de la ley, contrato u otro documento vinculante, realizarán el tratamiento para la consecución de las siguientes finalidades:

 

IV. FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO

1. Corporativas y Administrativas

• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de La Empresa y de sus clientes.
• Cumplir con los procesos internos de La Empresa en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Entregar información a terceros para evaluación y clasificación de proveedores.   
• El proceso de archivo, de actualización de sistemas, de protección y de custodia de información y bases de datos.
• Realizar el análisis para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta, reporte a listas restrictivas y a centrales de información de riesgos financieros.
• Realizar eventos, capacitaciones, seminarios talleres y/o cualquier escenario que tenga relación con productos y servicios que ofrece La Empresa.
• La administración del recurso humano de La Empresa, incluyendo pero sin limitarse a la evaluación de los candidatos interesados en ser empleados de La Empresa, realización de estudios de seguridad, la vinculación laboral a La Empresa, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, procesos de capacitación, realización de evaluación del desempeño, adelantar programas de bienestar social y salud ocupacional para los empleados y sus familiares, expedición de certificaciones laborales, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, suministro y consulta de referencias laborales en caso de ser solicitadas, conformar el mapa humano del personal que labora en La Empresa y el pago de nómina.
• Contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tenga o haya tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos (en este caso, el contacto se realizará únicamente para fines de emergencia médica u otorgamiento de beneficios del área de Recursos Humanos), accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas. La atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
• Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
• Adelantar campañas de actualización de datos personales para garantizar la integridad de estos.
• Adelantar investigaciones internas de conformidad con las diferentes políticas de la empresa en caso de actividades sospechosas que puedan afectar el buen nombre de La Empresa.
• La gestión de bancos de hojas de vida y jornadas de reclutamiento para contratación de personal.
• Completar transacciones, obtener datos de facturación y emitir facturas.
• Realizar ante los Bancos de Datos, reportes negativos o positivos relacionados con el estado de cumplimiento, incumplimiento o mora en las obligaciones financieras, comerciales, crediticias y de servicios a cargo de La Empresa, previa notificación por escrito al cliente con los términos de anticipación establecidos por La empresa para que cumpla con sus obligaciones y/o demuestre el cumplimiento.
• Cumplir las obligaciones tributarias, contractuales y legales.
• El envío de las modificaciones a esta política, así como la solicitud de nuevas autorizaciones para el tratamiento de los datos personales.
• Mantener la seguridad de sus activos, personal, clientes y/o contratistas mediante el uso de video vigilancia y/o a través de circuitos cerrados de televisión, así como controlar el acceso a las oficinas de LA SOCIEDAD y, en general, establecer medidas de seguridad;
• Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
• Para hacer el registro en los sistemas de LA SOCIEDAD;

1. Mercadeo

• Realizar actividades de mercadeo, sensibilización, socialización, activación de marca, acercamiento a comunidades y enviar información sobre novedades, noticias, concursos, eventos, campañas, actividades, catálogos, promociones y ofertas.
• Realizar encuestas de satisfacción al cliente, evaluar la calidad del servicio, realizar análisis estadístico para uso interno y fortalecer nuestros canales de servicio al cliente.
• Realizar actividades de fidelización de clientes.
• Enviar invitaciones e información sobre los eventos y actividades comerciales y/o formativas.
• Adelantar actividades y jornadas académicas y de sensibilización respecto de los servicios que ofrece la compañía.
• Realizar investigaciones de mercado con el fin de establecer tendencias o perfiles de consumo dentro de la Sociedad.
• Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios ofrecidos por la sociedad.

1. Frente a terceros

• Complementar la información y, en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los clientes de La Empresa y por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
• Transmitir datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto o se hayan suscrito documentos, tales como otrosíes o declaraciones, que permitan transmitir los datos personales, para fines comerciales, administrativos y/u operativos.
• Verificar información jurídica, financiera y técnica en procesos contractuales que adelante La Empresa o terceros.
• Para dar cumplimiento a los fines mencionados anteriormente, como transferir, transmitir, trasladar, compartir, entregar, y/o revelar datos personales a terceros, dentro y fuera del territorio nacional, incluso a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos personales.
• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir y/o transferir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;

 

V. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE

GELP MX S.A.S. podrá recolectar datos personales sensibles como lo son los datos biométricos tales como huellas digitales, fotografías y/o videos, entre otros, para garantizar el ingreso y permanencia en las instalaciones, compañas de difusión, sensibilización, reportes a la Matriz, autoridades nacionales y/o eventos de La Empresa.

La recolección les será informada a los titulares mediante los avisos de privacidad instalados en la misma. La Empresa podrá recolectar datos biométricos de menores de edad que ingresen a las instalaciones de la sociedad y/o que formen parte del núcleo familiar de empleados de La Empresa, caso en el cual, será responsabilidad del representante legal del menor ejercer los derechos de conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir la información, así como entregar o revocar la autorización que en nombre de estos hubiere otorgado a GELP MX S.A.S.

En caso de que se requiera el tratamiento de datos personales sensibles referentes a la salud, origen racial o étnico, convicciones religiosas u orientación política, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, así como los referentes a datos sexuales GELP MX S.A.S. solicitará su autorización indicando que la respuesta es facultativa.

Las bases de datos en las que se incluye información de los titulares tendrán una vigencia determinada por la permanente operación de La Empresa, de acuerdo con la naturaleza fundacional de la sociedad, así como las actividades propias de la operación administrativa general.

 

VI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

En virtud de la Ley 1581 de 2012, GELP MX S.A.S. informa que el Titular de la información tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y corregir sus datos personales;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales;
3. Tener acceso de forma gratuita a sus datos personales que son objeto de tratamiento;
4. Ser informado del tratamiento que se le está dando a sus datos personales;
5. Solicitar la revocatoria de la autorización, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del titular con La Empresa, según la cual tales datos personales deban permanecer en las bases de datos y/o ser tratados por La Empresa.
6. Solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de La Empresa, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del titular con La Empresa, según la cual tales datos personales deban permanecer en las bases de datos de esta.
7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley cuando se haya agotado el requisito de procedibilidad, acudiendo en primera instancia a La Empresa.

 

VII. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

Los titulares de los datos personales podrán ejercitar, en cualquier momento, los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como la revocación de la autorización otorgada a GELP MX S.A.S. y ejercer cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (habeas data), a través del correo electrónico o a la dirección física de La Empresa. Para ello deberán tener en cuenta las siguientes reglas:

1. Deberá dirigirse por vía electrónica a la dirección de correo infogelpmx@grupomx.co, por vía física a la dirección Calle 116 No. 19 -66 o a través del teléfono 3505370426.
2. Los titulares deberán presentar su petición identificándose plenamente y haciendo una descripción clara de la consulta o petición.
3. En caso de requerirse documento alguno que soporte su solicitud, el titular de la información deberá aportarlo con su petición, en caso de no adjuntarlo, La Empresa solicitará en el plazo de cinco (5) días siguientes a su solicitud, se aclare la petición o se adjunte soporte de esta. En caso de no recibir respuesta dentro de los dos (2) meses siguientes a la presentación de su solicitud, GELP MX S.A.S. entenderá desistida su petición.
4. Una vez recibida la solicitud GELP MX S.A.S. procederá a dar trámite interno y respuesta dentro de los términos legales, esto es, en caso de consulta de información, dentro de los diez (10) días siguientes, prorrogables hasta por cinco (5) días, en caso de requerirlo, previo informe al solicitante. En caso de que la solicitud sea un reclamo, La Empresa dará trámite interno y procederá a dar respuesta dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación de la solicitud, los cuales se podrán prorrogar hasta por ocho (8) días, previo aviso al titular.
5. En el caso de que el titular de la información sea un empleado o exempleado de la Compañía, también podrán ejercer su derecho a la protección de sus datos personales a través del área de Sistemas Integrados de Gestión y Calidad. Los proveedores también podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir sus datos personales a través del Área de Sistemas Integrados de Gestión y Calidad y los términos de respuesta serán los previamente enunciados.

 

VIII. SUPRESIÓN DE LOS DATOS

Los titulares podrán en todo momento solicitar a GELP MX S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, esto es, la revocación parcial del consentimiento.

 

 

IX. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES

GELP MX S.A.S. únicamente usará los datos personales como usted lo haya autorizado, y los transmitirá a terceros para las finalidades aquí descritas y a las autoridades judiciales y administrativas competentes, cuando sea requerido por éstas.

Para realizar una transferencia de datos personales a terceros responsables ubicados en el exterior, GELP MX S.A.S. obtendrá la autorización expresa e inequívoca del titular para el envío al exterior del dato personal o lo hará con base en alguna otra de las hipótesis que se llegaren a contemplar en la legislación aplicable para hacerlo, incluyendo aquellas establecidas en la Ley 1581 de 2013 y el Decreto 1377 de 2013.

Igualmente, la Empresa dará aplicación a las demás normas sobre transferencia y transmisión de datos personales.

 

X. ENLACES A OTROS SITIOS WEB

En el portal www.ranchomx.co entre otros, podrá tener links o enlaces a otros sitios web de propiedad de terceros. Si usted decide ir a alguno de esos sitios web, debe tener en cuenta que cada uno de estos portales cuenta con una política de privacidad distinta, por la cual no aceptamos responsabilidad alguna sobre la información o datos personales que usted brinde por fuera de nuestro sitio web.

 

XI. VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Esta política se encuentra vigente desde el 27 de agosto de 2024 y continuará vigente durante el tiempo que se necesario para cumplir con las finalidades mencionadas en esta política.

 

XII. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

GELP MX S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, sin embargo, cualquier cambio será informado y publicado oportunamente a través de la página web www.ranchomx.co y se inscribirá allí su fecha de cambio. Esta política fue actualizada por última vez el 27 de agosto de 2024.

 

POLÍTICA GELP MX

Dentro del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPADM)

Como una buena práctica empresarial y en cumplimiento a las disposiciones normativas vigentes, GELP MX S.A.S. (en adelante “GELP MX” o “la compañía”) cuenta con un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos (LA) Financiación del Terrorismo (FT) y Financiación de la
Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM) – LA/FT/, en adelante GELP MX, de acuerdo con lo establecido por la Superintendencia de Sociedades en el capítulo X de la Circular Básica Jurídica.

OBJETIVO

Establecer lineamientos en materia de gestión para la prevención y control de los riesgos LA/FT/FPADM, con el fin de generar medidas de control orientadas a evitar que las actividades y operaciones de la compañía sean utilizadas como un medio para dar apariencia de legalidad a recursos de actividades ilícitas y transacciones que busquen apoyar el terrorismo, la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva y sus delitos fuente.

DEFINICIONES

Financiación del Terrorismo: Este concepto se refiere a la financiación o la administración de recursos relacionados con actividades terroristas, grupos de delincuencia organizada y grupos armados al margen de la ley. Consiste en el acto de proporcionar apoyo dicto o indirecto, de carácter financiero o de cualquier otra naturaleza, a organizaciones terroristas o a aquellas personas que lo promueven o se encuentran involucradas en este tipo de actividades. Este delito se encuentra tipificado en el artículo 345 del Código Penal y podrá ser sustituido, modificado o subrogado en vigencia de esta Política.

Lavado de Activos: Son todas las acciones para dar apariencia de legalidad a recursos de origen ilícito con el fin de introducirlos en la economía a través del sector real o el sector financiero. Este delito se encuentra tipificado en el artículo 323 del Código Penal. Este tipo penal podrá ser sustituido, modificado o subrogado en vigencia de esta Política.
Debida Diligencia: Son los mecanismos, procedimientos y medidas que se toman para garantizar el conocimiento de todas las partes interesadas para prevenir y gestionar el riesgo de LA/FT/FPADM. De acuerdo con los dispuesto por la Superintendencia de sociedades en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica.

Debida diligencia intensificada: Es el proceso mediante el cual la compañía adopta medidas adicionales y con mayor intensidad para el conocimiento de la contraparte, de su negocio, operaciones, productos y el volumen de transacciones, incluyendo a las personas expuestas políticamente (PEP), según el numeral 5.3.2. del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades.

LA/FT/FPADM: Abreviatura para Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

Riesgo LA/FT/FPADM: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir GELP MX por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el Lavado de Activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas o el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, o cuando se pretenda el ocultamiento de Activos provenientes de dichas actividades. Las contingencias inherentes al LA/FT/FPADM se materializan a través de riesgos tales como el Riesgo de Contagio, Riesgo Legal, Riesgo Operativo, Riesgo Reputacional y los demás a los que se expone la Empresa, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para la estabilidad financiera, cuando es utilizada para tales actividades.

Señales de Alerta: Hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información que la entidad determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la compañía determine como normal.

ALCANCE

Esta política es aplicable a todas las contrapartes interesadas: empleados, clientes, proveedores y accionistas; y se encuentra publicada en nuestra página web www.plazamx.co

LINEAMIENTOS

Lo establecido en la política de GELP MX es de obligatorio cumplimiento para todas las partes interesadas, las cuales se encuentran alineadas con los principios y valores establecidos por la compañía.

a) Todas las operaciones, negocios y contratos que se adelantan en GELP MX S.A.S. se ajustarán a los procedimientos dispuestos por la compañía en esta política y demás procedimientos internos que son aplicados sobre las partes interesadas, productos, jurisdicción territorial y canales de distribución.

b) GELP MX S.A.S. exige a sus los accionistas, miembros de la Junta Directiva, empleados, clientes, proveedores, contratistas, y demás terceros vinculados, el cumplimiento de las normas en materia de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva prevaleciendo éstas ante el logro de las metas comerciales y financieras.

c) GELP MX S.A.S. dentro del marco legal vigente colombiano y las recomendaciones internacionales, dirige sus esfuerzos para prevenir y controlar el riesgo lavado de activos y la financiación del terrorismo, promoviendo y estableciendo dentro de su organización, una cultura institucional sobre la materia en sus órganos de administración y de control, administradores, accionistas y en general en todos sus empleados, clientes, proveedores, contratistas y demás terceros vinculados.

d) GELP MX S.A.S. garantiza procedimientos que permiten controlar posibles riesgos de LA/FT/FPADM en cuanto al conocimiento de las partes interesadas previamente a su vinculación y permanencia y rechazar el vínculo con cualquier contraparte que no cumpla con los requisitos establecidos en la normatividad y en nuestros procedimientos y políticas internas.

e) GELP MX S.A.S. establece una metodología de segmentación para los factores de riesgo LA/FT/FPADM.

f) GELP MX S.A.S. define señales de alerta en las operaciones que puedan generar riesgo de LA/FT/FPADM.

g) GELP MX S.A.S. cuenta con metodologías para identificar, medir, controlar, monitorear los riesgos a los que se ve expuesta, en materia de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

h) GELP MX S.A.S. cuenta con lineamientos para la prevención y resolución de conflictos de interés en esta materia, los cuales se encuentran en el Manual del GELP MX de la Compañía.

i) GELP MX S.A.S. podrá reportar operaciones sospechosas identificadas en el desarrollo de sus actividades a la UIAF y a la Fiscalía General de la Nación de acuerdo con los criterios establecidos en el Manual de GELP MX. Además, deberá informarse al Gerente General y Administrativo las operaciones inusuales o intentadas de acuerdo con los procedimientos establecidos

j) Los Empleados de GELP MX S.A.S. que se relacionan directamente con los proveedores o clientes deben asegurarse de que se cumplan los procedimientos establecidos y que se suministre toda la información requerida según los productos y/o servicios de que se trate, según las directrices establecidas.

k) GELP MXA S.A.S. ha definido el régimen de sanciones por incumplimientos relacionados al sistema GELP MX considerando como falta grave la omisión o incumplimiento de cualquiera de los controles o actividades definidas para la política GELP MX.

l) GELP MX S.A.S. asegura la capacitación a colaboradores, áreas sensibles y contrapartes con mayor riesgo de LA/FT/FPADM por lo menos una vez al año, de acuerdo con el plan de capacitación que se defina.

m)GELP MX S.A.S. asegura las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y de recursos necesarios para la administración del sistema GELP MX.

n) GELP MX S.A.S. garantiza el archivo y documentación soporte definida para el funcionamiento del GELP MX.

o) Todos los accionistas, miembros de Junta Directiva y empleados de GELP MX S.A.S deben anteponer el cumplimiento de las normas en materia de Autocontrol y Gestión de Riesgo LA/FT/FPADM al logro de las metas comerciales y financieras de la Compañía.

p) GELP MX S.A.S prohíbe el establecimiento de relaciones comerciales con personas naturales o jurídicas que tengan nombres ficticios o nombres inexactos, de los cuales no sea posible conocer el origen de sus recursos y su estructura societaria.

q) GELP MX S.A.S monitorea las operaciones de personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a GELP MX S.A.S al riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

r) GELP MX S.A.S tiene el compromiso de colaborar activamente con las autoridades competentes en relación con la prevención y control del Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, dando oportuna respuesta a sus requerimientos, suministrándoles toda la información que considere pertinente y dando cumplimiento a las disposiciones legales y normativas correspondientes.

s) GELP MX S.A.S actualizará la política GELP MX y el sistema por lo menos una vez cada dos años.

COMUNICACIONES

Canales de comunicación de GELP MX S.A.S.:
Correo electrónico comercial@plazamx.co
Página Web: www.plazamx.co

CONFIDENCIALIDAD

La información relacionada con la implementación y ejecución del GELP MX es confidencial y es administrada por los responsables de su ejecución al interior de la compañía. Esta información únicamente podrá ser conocida por parte de las autoridades judiciales o administrativas competentes con la aprobación previa del Gerente General y Administrativo, sin embargo, esta política será compartida con todas las contrapartes de GELP MX S.A.S al inicio de la relación, para su conocimiento y compromiso.

Reglas de admisión y permanencia

Regla 1: Vestuario

Es importante contar con vestimenta cómoda, sin embargo, se recomienda mantener un código apropiado de acuerdo al lugar.

Regla 2: Ingreso de alimentos

Está prohibido el ingreso de bebidas y alimentos.

Regla 3: Reserva

Se recomienda contar con reserva, ya que garantiza mesa e ingreso, sin embargo, no se asegura ubicación.

Regla 4: Peleas

En caso de participar en alguna pelea o altercado debe ser retirado de manera inmediata del establecimiento.

Regla 5: Cover

Los días viernes y sábado se maneja cover por valor de 30.000 pesos no consumibles a partir de las 8PM.

Regla 6: Buen trato entre clientes, personal y terceros

Contamos con personal capacitado para generar un excelente ambiente entre servicio y clientes.

Regla 7: Ingreso en estado de embriaguez

Prohibido el ingreso de visitantes en estado de embriaguez.

Regla 8: Ingreso bajo el efecto de sustancias alucinógenas

Prohibido el ingreso de visitantes bajo el efecto de sustancias alucinógenas.

Regla 9: Prohibición de ingreso de armas

Prohibido el ingreso de armas de fuego y cortopunzantes.

Regla 10: Fila e ingreso

En caso de generarse fila a la hora de ingresar, se debe respetar ya que hace parte del proceso de entrada.

Regla 11:

Con el ingreso se da la aceptación para el manejo y tratamiento de imágenes por el circuito cerrado de televisión.

1. OBJETIVO

Garantizar la satisfacción del cliente al ofrecer un proceso claro, eficiente y justo para la devolución de

productos, promoviendo la confianza en nuestra marca y fortaleciendo las relaciones a largo plazo con

nuestros clientes.

2. ALCANCE

Aplica sobre los productos comercializados en la Tienda de Artesanías MX.

3. DEFINICIONES

Devolución: Proceso mediante el cual un cliente retorna un producto previamente adquirido al

vendedor, usualmente debido a insatisfacción con el producto, discrepancia entre lo esperado y lo

recibido, defectos de fabricación, daños durante el envío, o cualquier otro motivo que justifique la

solicitud de reembolso o cambio del artículo adquirido.

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Gerente General: Es responsabilidad de la alta dirección disponer y aprobar los recursos para el

cumplimiento de esta política.

Administrador de Tienda: Evaluar los productos que se retornan a la tienda de artesanías y aprobar la

devolución de dinero cuando el cliente lo solicite.

Gerente Financiero: Asegurarse de que las devoluciones sean registradas adecuadamente en los libros

contables. Así mismo, realizar seguimiento sobre los costos que impactan la devolución.

Gerente Administrativo: Realizar con el equipo de tesorería los reembolsos a los clientes cuando sea

aprobado.

5. POLÍTICAS Y NORMAS

5.1. Derecho al retracto

Para los Clientes que hacen su compra aplica el derecho al retracto, es decir, pueden de manera autónoma

y libre solicitar que se reverse la compra volviendo las cosas a su estado inicial; esto es, por parte del Cliente

reintegrando la mercancía adquirida en perfectas condiciones, sin haberla usado y apta para una nueva

venta y por parte de LA TIENDA DE ARTESANÍAS DE RANCHO MX, efectuando la devolución de lo pagado

por el producto.

De acuerdo con lo consagrado en el Artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, el término máximo para ejercer

este derecho es de 5 días hábiles contados a partir de la entrega del producto. Los costos de transporte y

demás, incurridos en la devolución son asumidos por el comprador.

Para gestionar el derecho de retracto el Cliente debe comunicarse con la línea de Atención: 310 2724295 o

enviar un correo electrónico a adminranchomx@grupomx.co

• Oportunidad: Dentro de los cinco (5) días siguientes a la entrega del producto.

• Estado de la mercancía: El Cliente deberá devolver el producto a LA TIENDA DE ARTESANÍAS DE

RANCHO MX en las mismas condiciones que lo recibió, sin haberlo usado, en su caja o empaque

original, en perfecto estado, apto para una nueva venta y con sus piezas completas.

• Costos de transporte: Deberán ser asumidos por el Cliente y los demás costos que conlleven la

devolución del bien.

• Productos excluidos: El derecho de retracto no aplicará para productos sobre pedido o aquellos

que fueron elaborados, fabricados, armados, cortados o preparados conforme a las

especificaciones del cliente o que son claramente personalizados, también se excluyen los artículos

de maquillaje y los artículos adquiridos en la zona de niños.

La mercancía podrá devolverse en el punto de venta LA TIENDA DE ARTESANÍAS DE RANCHO MX, ubicado

en el municipio de Cajicá – Vereda San Francisco.

En caso de que se cumplan todas las condiciones mencionadas, LA TIENDA DE ARTESANÍAS DE RANCHO MX

podrá reponer el producto sin defectos, cambiar por otro artículo, o devolver la suma total pagada, sin

descuentos o retenciones, y el término para la devolución del dinero no podrá exceder de 30 días

calendario.

Se exceptúan del derecho de retracto los casos mencionados en los numerales 1 a 7 del Artículo 47 de la

Ley 1480 de 2011.

5.2. Devoluciones y cambios

La política de cambios y devoluciones es la siguiente:

• El plazo máximo para solicitar el cambio de los productos adquiridos en LA TIENDA DE ARTESANÍAS

DE RANCHO MX será de 30 días calendario a partir de la fecha de entrega del producto al Cliente.

• Si el Cliente decide realizar algún cambio o devolución de un producto adquirido en LA TIENDA DE

ARTESANÍAS DE RANCHO MX, se debe presentar la factura y si el valor del producto es menor al

del producto que inicialmente había adquirido el Cliente, este recibirá un bono de recompra

equivalente a la diferencia entre los valores del producto original y el producto final. El Cliente

podrá redimir dicho bono de recompra en LA TIENDA DE ARTESANÍAS DE RANCHO MX.

• Todo producto que se devuelva o cambie debe estar en perfectas condiciones y ser apto para la

venta, en su empaque original, sin uso, sin armar, con los accesorios que se vende y manual según

el caso que amerite.

• No se pueden cambiar o devolver productos que hagan parte de un combo o partes o elementos

que sean parte de un producto.

• Para cambio de productos y devoluciones por personal diferente al titular de la cuenta que es quien

figura como cliente en la factura, favor tener presente lo siguiente:

o Persona Natural: Se debe presentar carta de autorización original firmada, así como

fotocopia de cédula del titular.

o Persona Jurídica: Carta de autorización original firmada por el representante legal de la

empresa, debidamente membretada. Esta carta deberá tener una antigüedad menor a 30

días donde se autorice a un tercero a reclamarla, fotocopia de la cédula del representante legal y Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de

comercio, con vigencia no superior a 3 meses.

5.2.1. Condiciones Especiales de Devolución

Algunos de nuestros artículos, por sus características especiales, tienen que cumplir las siguientes

condiciones para poder ser devueltos o cambiados:

• Ropa: debe incluir la etiqueta original.

• Accesorios: tendrán que ser devueltos con su bolsa o cartón original intacto.

• Cerámicas: tendrán que ser devueltos sin grietas, roturas o partes faltantes.

• Empaquetado especial y complementos adicionales: los artículos que van acompañados de un

empaquetado especial (bolsas de tela, cajas especiales, porta trajes…) o contienen

complementos adicionales, deberán ser devueltos con ellos y en las condiciones originales.

• Maquillaje: no se podrá cambiar o devolver.

3. Reversión de pagos

En los casos en los que de acuerdo con la Ley 1480 de 2011 y al Decreto 587 de 2016 aplique la reversión

del pago hecho por medios electrónicos se deberá tener en cuenta lo siguiente:

• La reclamación se podrá presentar a través de los siguientes canales:

o Línea de Atención: 310 2724295

o Correo atención al cliente: adminranchomx@grupomx.co

• Para realizar la solicitud de Reversión de pago, se deberá diligenciar la siguiente información y

enviar al correo adminranchomx@grupomx.co

• Debe tratarse de la reversión de un pago de una compra realizada en la página Web.

• Indicar qué causal de las mencionadas en el Decreto 587 de 2016 se invoca y el valor a ser

reembolsado.

• Identificar la cuenta bancaria, tarjeta de crédito o instrumento de pago al que fue cargada la

operación que se quiere reversar.

• Presentar la reclamación dentro de los 5 días hábiles contados a partir del momento en el cual tuvo

conocimiento de la situación que motiva la reversión del respectivo pago.

• Notificar al emisor del instrumento de pago electrónico dentro del mismo plazo de cinco (5) días

hábiles mencionado en el punto 5 anterior, en los términos establecidos en el Decreto 587 de 2016.

GELP MX SAS informa a los Clientes que existe la posibilidad de cargar definitivamente la transacción

reclamada, cuando medie decisión administrativa o jurisdiccional en su contra, en los términos del artículo

51 de la Ley 1480 de 2011. Al respecto, el artículo 51 de la Ley 1480 de 2011 indica lo siguiente: “En el

evento que existiere controversia entre proveedor y consumidor derivada de una queja y esta fuere resuelta

por autoridad judicial o administrativa a favor del proveedor, el emisor del instrumento de pago, en

conjunto con los demás participantes del proceso de pago, una vez haya sido notificado de la decisión, y

siempre que ello fuere posible, cargará definitivamente la transacción reclamada al depósito bancario o

instrumento de pago correspondiente o la debitará de la cuenta corriente o de ahorros del consumidor, y

el dinero será puesto a disposición del proveedor. De no existir fondos suficientes o no resultar posible

realizar lo anterior por cualquier otro motivo, los participantes del proceso de pago informarán de ello al

proveedor, para que este inicie las acciones que considere pertinentes contra el consumidor. Si la

controversia se resuelve a favor del consumidor, la reversión se entenderá como definitiva.”

4. Garantías

Cuando reciba el producto adquirido en LA TIENDA DE ARTESANÍAS DE RANCHO MX revise que esté en

perfecto estado, que corresponda a la referencia adquirida y corrobore color y tamaño o talla en los casos

que aplique. Exija su factura. No se aceptan reclamos por faltantes, daños o golpes después de recibida la

mercancía.

Si tiene alguna novedad o inconformidad en la entrega del producto, por favor notifíquela de inmediato al

vendedor.

Es indispensable seguir las instrucciones de uso, instalación, mantenimiento, cuidado, lavado y cualquier

otra indicación que se encuentre en las cajas o empaques de los productos adquirido, así como en manuales

o certificados de garantía a que estas remitan o que se entreguen con los productos.

En caso de reposición de producto por garantía, este deberá ser igual al producto inicialmente adquirido y

en caso de no existir referencias iguales se procederá a entregar otro producto de equivalentes

características y mismo valor del producto inicialmente adquirido. No se hará reposición por productos de

mayor valor. En el caso que quiera un producto de mayor valor, el Cliente tendrá que asumir el excedente.

LA TIENDA DE ARTESANÍAS DE RANCHO MX ofrecerá garantía sobre productos adquiridos directamente con

la empresa. Cualquier compra de productos o contratación de servicios con una persona o sociedad distinta

a GELP MX SAS no será su responsabilidad.

La garantía de cualquier producto estará sujeta a un diagnóstico previo por parte del encargado de LA

TIENDA DE ARTESANÍAS DE RANCHO MX.

En caso de repetirse la falla, a elección del Cliente se procederá a una nueva reparación, la devolución del

precio pagado o al cambio del producto por otro de la misma especie, similares características o

especificaciones técnicas.

La garantía no será procedente si el diagnóstico emitido resulta en que el defecto se debe a:

• Fuerza mayor o caso fortuito, el hecho de un tercero, el uso indebido del bien o, que no se

atendieron las instrucciones de uso, mantenimiento, cuidado, lavado y recomendaciones indicadas

en el manual del producto, en la garantía o etiqueta.

Una vez expire el término de la garantía legal, el Cliente deberá asumir el pago de cualquier revisión,

diagnóstico, reparación y/o repuesto que requiera el producto.

Únicamente seleccionamos los productos de la máxima calidad, siendo así que los productos en cuero o

flores, arreglos son productos naturales que presentan diferentes características y variedad en colores y

tamaños. Debido a lo anterior estos productos pueden presentar variaciones en dichas características que

son inherentes a ellos y por ende serán siempre diferentes a las muestras exhibidas en la tienda. Así las

cosas, dichas características no son fallas de calidad, idoneidad ni seguridad del producto y por lo tanto para

estos casos la garantía no aplica.

Artículos de maquillaje no tienen garantía.

Los tiempos y efectividad de la garantía están sujetos al cumplimiento de las recomendaciones e

instrucciones de instalación, limpieza y uso que están publicados en el punto de venta y en los empaques

de los productos.

El término de garantía empezará a contar a partir de la fecha entrega del producto al Cliente.